Septembre est un bon moment pour revoir les petites tâches qui prennent plus de temps qu’on ne le pense. Imprimer les mêmes informations, écrire les mêmes notes, marquer les mêmes documents ou ajouter encore et encore les mêmes détails aux dossiers ne prend peut-être que quelques secondes à chaque fois, mais ces secondes finissent par s’accumuler au fil des semaines.
Un tampon professionnel personnalisé peut être une solution simple pour faciliter certaines de ces tâches répétitives. Les tampons personnalisés sont souvent associés aux adresses, aux logos ou aux signatures, mais ils peuvent également être utiles pour les processus administratifs, les documents de bureau et les commandes clients.
Voici sept domaines à examiner lors de votre prochain bilan administratif.
1. Indiquer qu’un document a été vérifié
Si votre équipe vérifie régulièrement des documents, factures, formulaires ou dossiers internes, un tampon peut rendre le processus plus rapide et plus uniforme.
Un tampon portant la mention « Vérifié », « Approuvé », « Traité » ou « Reçu » permet de marquer rapidement un document sans devoir écrire la même information à plusieurs reprises.
Vous pouvez également prévoir un espace pour la date ou les initiales lorsque plusieurs personnes interviennent dans le processus.
C’est particulièrement pratique lorsque les documents passent d’un service à l’autre ou lorsqu’il faut savoir rapidement où se trouve un dossier dans votre processus interne.
2. Ajouter les coordonnées de votre entreprise aux documents
Un tampon personnalisé peut vous éviter de retaper ou d’écrire à la main les coordonnées de votre entreprise chaque fois qu’elles doivent apparaître sur un document.
Selon vos besoins, votre tampon peut inclure:
- Le nom de l’entreprise
- L’adresse
- Le numéro de téléphone
- L’adresse courriel
- Le site Web
- Le numéro d’entreprise
- Les coordonnées d’un service particulier
Il peut être utilisé sur des documents internes, des formulaires, des factures, de la correspondance et d’autres documents où vos coordonnées doivent être ajoutées régulièrement.
Pour les entreprises qui travaillent avec beaucoup de documents papier, avoir ces informations prêtes à être apposées peut être beaucoup plus rapide que de les reproduire à chaque fois.
3. Mettre en place un processus simple pour les documents reçus
Les entreprises qui reçoivent régulièrement des livraisons, des documents ou des dossiers clients peuvent utiliser un tampon pour créer un processus de réception simple.
Par exemple:
REÇU
Date : __________
Par : __________
Commande/Réf. : __________
Au lieu d’écrire les mêmes informations sur chaque bon de livraison, votre équipe dispose d’un format uniforme.
Cela peut également faciliter la consultation des documents par la suite, puisque les informations importantes apparaissent toujours au même endroit et selon la même structure.
4. Faciliter le classement des documents
Tous les tampons professionnels utiles ne sont pas nécessairement destinés aux documents destinés aux clients.
Les tampons peuvent également simplifier le classement et l’administration à l’interne.
Vous pourriez créer des tampons portant des mentions telles que:
- CLASSÉ
- COPIE
- ORIGINAL
- PAYÉ
- À CLASSER
- CONFIDENTIEL
- À RÉVISER
- SUIVI REQUIS
L’objectif n’est pas de remplacer votre système de classement, mais d’offrir à votre équipe des repères visuels rapides qui rendent les documents papier plus faciles à gérer.
5. Ajouter une présentation professionnelle à vos documents
Un tampon personnalisé peut également être pratique pour les documents envoyés aux clients, fournisseurs ou autres entreprises.
Votre logo, le nom de votre entreprise ou vos coordonnées peuvent être ajoutés aux enveloppes, à la correspondance, aux bordereaux d’expédition et à d’autres supports sans avoir à commander une nouvelle série de papeterie imprimée. Pour les petites entreprises, cela peut être particulièrement utile lorsque les quantités changent régulièrement ou lorsque vous avez besoin d’une solution flexible pour différents types de documents.
Un tampon avec logo peut également être utilisé en complément de votre image de marque imprimée afin de conserver une identité visuelle cohérente sur vos documents physiques.
6. Créer un processus simple de contrôle de qualité
Si votre entreprise vérifie les produits, les commandes ou les documents avant leur expédition, un tampon peut faire partie de ce processus.
Une mention aussi simple que:
CONTRÔLE DE QUALITÉ EFFECTUÉ
Date : __________
Initiales : __________
peut permettre d’indiquer rapidement qu’un produit ou un document a franchi une étape précise.
Vous pouvez personnaliser le texte en fonction de votre propre méthode de travail plutôt que d’essayer d’adapter votre processus à un tampon générique.
Pour les entreprises qui ont plusieurs étapes de vérification, différents tampons peuvent également être utilisés à différents moments du processus.
7. Ajouter une touche personnalisée aux commandes clients
Les tampons personnalisés ne servent pas uniquement aux tâches administratives.
Si votre entreprise expédie des produits, un tampon peut être utilisé sur les emballages, les cartes, le papier de soie, les enveloppes ou d’autres éléments de vos commandes.
Un simple message comme « Merci de soutenir notre petite entreprise » peut être apposé sur un emballage ou une carte, tandis qu’un tampon avec votre logo peut ajouter une image de marque cohérente à des supports autrement très simples.
C’est une solution intéressante pour les entreprises qui souhaitent personnaliser leurs emballages sans commander de grandes quantités de matériaux entièrement imprimés.
Comment savoir si vous avez réellement besoin d’un tampon?
La façon la plus simple de repérer les bonnes occasions est de porter attention aux tâches que votre équipe répète.
Pendant une semaine, notez chaque fois que quelqu’un:
- Écrit à la main les mêmes coordonnées
- Répète la même note d’approbation ou de traitement
- Indique plusieurs fois le même statut sur des documents
- Ajoute le même message aux commandes clients
- Recopie les mêmes informations sur des formulaires
- Écrit régulièrement des dates ou des initiales
- Ajoute votre image de marque à des supports non imprimés
Si une tâche revient régulièrement, elle pourrait être une bonne candidate pour un tampon personnalisé.
Vous n’avez pas nécessairement besoin d’un tampon différent pour chaque tâche. Un tampon bien conçu peut parfois répondre à plusieurs besoins similaires, notamment lorsqu’il combine le nom de votre entreprise, un court message ou un espace structuré pour les dates et les initiales.
Les tampons professionnels peuvent être plus utiles qu’on ne le pense
Le tampon professionnel le plus utile n’est pas nécessairement celui qui paraît le plus impressionnant. C’est celui qui règle un petit problème auquel votre équipe est confrontée régulièrement.
Il peut s’agir d’accélérer le traitement des documents, de faciliter le classement, d’ajouter vos coordonnées, de rendre vos emballages plus reconnaissables ou de créer une étape uniforme dans votre processus de travail.
Septembre est un bon moment pour examiner ces petites tâches répétitives avant que les derniers mois de l’année ne deviennent plus chargés. Un rapide audit de vos tampons professionnels pourrait vous permettre de repérer quelques tâches quotidiennes qui seraient beaucoup plus simples avec un tampon personnalisé.
Si vous cherchez un tampon pour votre entreprise, GetStamps.ca propose des tampons personnalisés conçus selon vos besoins, avec le nom de votre entreprise, votre logo, vos coordonnées ou d’autres informations.
