Le mois de septembre a cette façon bien particulière de nous rappeler que l’année avance rapidement.
L’été tire à sa fin, le dernier trimestre approche et, tout à coup, il ne reste plus que quelques mois pour terminer les projets, gérer les documents et s’occuper de toutes les tâches administratives qui se sont accumulées sur la liste des choses à faire.
Pour les petites entreprises canadiennes, septembre est le moment idéal pour faire un grand ménage administratif.
Avant que les derniers mois de l’année deviennent encore plus chargés, prendre un peu de temps pour organiser vos documents, revoir vos processus et vérifier vos fournitures de bureau peut rendre la fin de l’année beaucoup plus facile à gérer.
Voici quelques conseils pratiques pour commencer.
1. Faites le tri dans vos documents
Commencez par la tâche la plus simple : triez les documents qui se sont accumulés au cours des derniers mois.
Créez des catégories distinctes pour les documents qui doivent être:
- Classés
- Traités
- Révisés
- Numérisés
- Envoyés
- Déchiquetés ou éliminés de façon sécurisée
Ne sous-estimez pas le temps que vous pouvez gagner simplement en sachant où se trouvent les documents importants.
Un bon système de classement permet également de retrouver beaucoup plus facilement les informations dont vous aurez besoin plus tard.
2. Revoyez vos processus administratifs
Septembre est un bon moment pour examiner la façon dont les documents circulent réellement dans votre entreprise.
Posez-vous la question:
Quelles tâches faisons-nous encore manuellement alors qu'elles pourraient être simplifiées?
Peut-être que les factures sont encore marquées à la main. Certains employés doivent peut-être inscrire plusieurs fois les mêmes informations sur différents documents. Ou encore, les membres de votre équipe utilisent différentes méthodes pour indiquer qu'un document a été révisé ou approuvé.
De petites améliorations apportées à vos processus peuvent faire une réelle différence lorsqu'elles sont répétées tout au long de l'année.
3. Vérifiez les informations de votre entreprise
Prenez le temps de vérifier les informations que votre entreprise utilise sur ses documents courants.
Votre adresse professionnelle est-elle toujours exacte?
Votre numéro de téléphone et votre adresse courriel sont-ils à jour?
Vos employés utilisent-ils encore une ancienne version d'un formulaire?
Des informations obsolètes apparaissent-elles sur vos enveloppes, votre papeterie ou vos fournitures de bureau?
Septembre est une excellente occasion de corriger ces petits détails avant qu'ils ne deviennent de véritables problèmes.
4. Préparez-vous pour le dernier trimestre
Le dernier trimestre de l'année peut être particulièrement chargé pour de nombreuses entreprises.
Selon votre secteur d'activité, les prochains mois peuvent apporter une augmentation des commandes, des projets de fin d'année, une période de magasinage plus intense, des vacances pour les employés ou davantage de tâches administratives.
Vous préparer maintenant peut réduire la pression plus tard.
Faites l'inventaire de vos fournitures et assurez-vous d'avoir tout ce dont vous aurez besoin pour les mois à venir, notamment:
- Papier d'imprimante
- Enveloppes
- Étiquettes
- Matériel d'emballage
- Encre et toner
- Fournitures de classement
- Papeterie de bureau
- Tampons fréquemment utilisés
Il est beaucoup plus simple de refaire vos stocks avant de manquer de fournitures essentielles.
5. Créez un système de classement plus uniforme
Si votre système de classement est progressivement devenu un mélange de dossiers, de piles de documents et de fichiers « je m'en occuperai plus tard », septembre est le moment idéal pour repartir sur de bonnes bases.
Gardez votre système suffisamment simple pour que tout le monde dans l'entreprise puisse le suivre.
Par exemple, vous pourriez organiser vos documents par:
- Client
- Fournisseur
- Projet
- Mois
- Type de document
- Statut
Le meilleur système de classement n'est pas nécessairement le plus complexe. C'est celui que votre équipe utilisera réellement.
6. Simplifiez les tâches répétitives
L'une des façons les plus simples d'améliorer l'efficacité au bureau consiste à repérer les tâches qui sont répétées plusieurs fois par jour.
Si un employé inscrit les mêmes informations sur des dizaines de documents chaque semaine, il peut être utile de revoir ce processus.
Les tampons personnalisés peuvent être pratiques pour les tâches administratives répétitives, notamment pour marquer des documents PAYÉ, REÇU, APPROUVÉ ou COPIE, ou encore pour ajouter des informations commerciales fréquemment utilisées.
L'objectif n'est pas de tamponner tous vos documents.
Il s'agit plutôt d'éliminer les répétitions inutiles lorsqu'un outil simple peut effectuer la tâche plus rapidement.
7. Revoyez votre image de marque sur vos supports physiques
L'image de marque numérique reçoit beaucoup d'attention, mais les supports physiques continuent de représenter votre entreprise.
Prenez le temps d'examiner les documents, colis, enveloppes et autres éléments que vos clients voient réellement. Sont-ils cohérents?
Le nom de votre entreprise apparaît-il clairement?
Votre logo est-il utilisé de façon uniforme?
Pour les entreprises qui emballent des produits ou expédient régulièrement du courrier, un simple tampon personnalisé peut être une façon abordable d'assurer une image cohérente sans devoir remplacer tous les emballages existants.
8. Déterminez ce qui peut être numérisé
Faire un grand ménage administratif ne signifie pas nécessairement conserver davantage de papier.
Au contraire, septembre peut être un bon moment pour déterminer quels documents doivent réellement rester sous format papier et lesquels peuvent être conservés numériquement.
Examinez vos processus actuels et demandez-vous si certains documents peuvent être:
- Numérisés
- Classés électroniquement
- Stockés dans votre système infonuagique
- Partagés électroniquement
- Archivés plus efficacement
Réduire la quantité de papier inutile peut libérer de l'espace physique et faciliter la recherche de documents.
Assurez-vous toutefois que vos pratiques de conservation des dossiers respectent les exigences applicables à votre entreprise.
9. Donnez à vos employés un système simple à suivre
Un système de classement ou de gestion des documents ne fonctionne que si tout le monde le comprend.
Si plusieurs employés manipulent les documents, assurez-vous qu'ils savent ce que signifient les différents marquages, dossiers et statuts.
Un système aussi simple que REÇU, RÉVISÉ, APPROUVÉ et CLASSÉ peut aider à éviter que les documents ne se perdent dans le processus.
Moins vos employés ont de décisions à prendre concernant les tâches administratives courantes, plus il est facile de maintenir un flux de travail efficace.
10. N'attendez pas décembre
La plus grande erreur en matière d'organisation de fin d'année est d'attendre la fin de l'année pour tout faire. Décembre est déjà suffisamment chargé.
Utilisez plutôt septembre pour mettre en place une routine qui se poursuivra pendant les derniers mois de l'année.
Réservez quelques minutes chaque semaine pour:
- Classer les documents terminés
- Vérifier les documents en attente
- Éliminer les documents inutiles
- Réapprovisionner les fournitures de bureau
- Mettre à jour les formulaires au besoin
- Vérifier que les informations importantes sont à jour
Quelques minutes d'organisation chaque semaine peuvent vous éviter un problème administratif beaucoup plus important plus tard.
Le grand reset de septembre n'a pas besoin d'être compliqué
Reprendre le contrôle de vos documents administratifs ne signifie pas créer un système de classement parfait ou revoir complètement le fonctionnement de votre entreprise.
Il s'agit plutôt d'identifier les petites sources de friction qui ralentissent votre travail et de les corriger avant que la période plus chargée ne commence.
Septembre vous offre une excellente occasion de prendre du recul, de déterminer ce qui fonctionne et d'apporter quelques changements pratiques.
Lorsque les derniers mois de l'année arriveront, vous serez heureux d'avoir pris le temps de vous organiser.
Prêt pour un quatrième trimestre plus organisé?
Que vous mettiez à jour vos documents, remplaciez vos anciennes fournitures de bureau ou prépariez votre entreprise pour une période plus occupée, un peu de préparation maintenant peut faire une grande différence.
Et parfois, ce sont les outils les plus simples qui facilitent réellement le travail au quotidien.
